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En esta oportunidad, Mariel Orieta, una de los profesionales que forman parte de nuestro staff de consultores, responde una inquietud muy frecuente en los últimos días acerca de la obligatoriedad de rubricar los subdiarios para registrar las operaciones de un ente.

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Desde el punto de vista contable, todas las operaciones de un ente deben ser individualizadas, ya sea en un libro diario o en un subdiario.

Cuando todas las operaciones se registran en el libro diario y éste se encuentra rubricado, no resulta obligatorio llevar subdiarios. Sin embargo, es habitual que se utilicen subdiarios rubricados, ya que esta práctica permite registrar asientos resúmenes o globales en el libro diario, siempre que se trate de operaciones no superiores a un mes. En otras palabras, los asientos globales se hallan respaldados por las operaciones registradas en los subdiarios.

Esto surge del artículo 327 del Código Civil y Comercial de la Nación, que en cuanto al libro Diario dispone: “En el Diario se deben registrar todas las operaciones relativas a la actividad de la persona que tienen efecto sobre el patrimonio, individualmente o en registros resumidos que cubran períodos de duración no superiores al mes. Estos resúmenes deben surgir de anotaciones detalladas practicadas en subdiarios, los que deben ser llevados en las formas y condiciones establecidas en los artículos 323, 324 y 325”.

Los subdiarios son también llamados libros auxiliares. Deben cumplir con todas las formalidades dispuestas por el Código Civil y Comercial (arts. 320 a 331), es decir, para estos registros son aplicables las mismas exigencias que para el resto de los libros, entre ellas, la rúbrica.

Recordamos que la rúbrica es un procedimiento que permite la individualización del libro. Es una cédula firmada y sellada por autoridad de contralor que consta de un código numérico o alfanumérico y da fe de que el libro no contiene registros. Esto significa que todas las transcripciones o registros a realizar en los libros deben ser de fecha posterior a la fecha de la rúbrica. Si ésta fuera posterior a la fecha de la primera registración contable, implicaría una irregularidad a ser contemplada en la confección del informe del auditor o perito.

Ejemplos

Como aplicación práctica, podemos mencionar dos ejemplos clásicos.

Por un lado, el subdiario de Caja y Bancos, donde se asientan día por día cobranzas y pagos, lo cual permite contabilizar un asiento global mensual de tales operaciones en el libro diario.

En otro caso, en relación al libro IVA Compras e IVA Ventas cuando la empresa registra un asiento resumen mensual en el libro diario en concepto de compras y otro en concepto de ventas, esa registración debe estar respaldada por los respectivos subdiarios donde se individualicen las operaciones de compras y ventas efectuadas cada día.

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