Por: Fernanda Santágata

Periodista especializada en salud, inclusión y autogestión empresarial

En un contexto en el que el pluriempleo es cada vez más usual surge el desgaste a consecuencia de la exigencia. Pero no solo tiene que ver con la carga de actividad laboral. La vida actual también tiene muchas variables que producen agendas cada vez más intensas. Sin embargo, las posibilidades cognitivas y los límites psico-emocionales de las personas no son infinitos.

Durante las últimas décadas, con el auge de la autogestión, surgieron distintas formas de encarar la hiperactividad. Buena parte de la biblioteca apunta a la organización y a la gestión del tiempo como un factor central para que el día a día fluya sin colapsar.

Dentro de estas conversaciones, apareció la novedad del método GTD, una de las herramientas que responde a las nuevas inquietudes.

¿De qué se trata este sistema que adoptan cada vez más organizaciones en todo el mundo? ¿Aplica a cualquier tipo de cronograma de tareas grupal e individual? ¿Por qué lo recomiendan los especialistas y cuáles son sus bondades? ¿Se trata solo de otra forma de multitasking o viene a proponer algo distinto?

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Liberar la mente para ganar espacio

GTD es la sigla que resume Getting Things Done y se trata de un método de gestión de actividades creado por David Allen, un consultor estadounidense. Según la plataforma Wikipedia esta propuesta “se basa en el principio de que una persona necesita liberar su mente de tareas pendientes”. La novedad que trae el GTD es la idea de guardar esas obligaciones en un lugar especial y reservado para tal fin.

Allen en su libro “Preparado para cualquier cosa” explica que es necesario “mantener todo fuera de la cabeza y decidir qué acciones requieren acción cuando aparecen, pero no cuando expiran. Para eso, hay que organizar recordatorios por proyectos y dar jerarquías y categorías apropiadas”. El autor, además, refuerza el concepto de promover actualizaciones y chequeos sobre el estado de cada uno de los compromisos.

La fábrica del tiempo es un equipo de investigadores de España que colaboran con empresas reconocidas que quieren mejorar sus resultados. Desde su sitio oficial, LFT profundiza sobre el Método GTD y explica cuáles son las 5 fases que se requieren para que sea implementado con éxito:

1. Capturar: Tomar nota de todos los pendientes

2. Aclarar: Revistar las notas y descartar lo que realmente no es importante

3. Organizar: Otorgar jerarquía y categoría a cada una de las tareas

4. Revistar: Volver a leer lo que ya está anotado, descartado y/o categorizado

5. Hacer: Aplicar la acción y respetar las prioridades

Con toda esta información disponible surge la pregunta sobre cómo se supone que es posible llevar a cabo el método GTD en la vida cotidiana y en la vida real ¿Es creíble la opción de sostener un sistema ordenado en la agenda diaria y que fluya todo en armonía? Al parecer, la teoría se convirtió en práctica y en distintas versiones…

GTD para todos y todas ¿fantasía o realidad?

El método GTD encontró su punto de popularidad más alto en los formatos tecnológicos. Existen páginas webs y aplicaciones que han mecanizado la creación de David Allen con la ayuda de los beneficios informáticos. Una de las reproducciones más populares es Asana, un software de gestión que funciona como agenda individual o grupal y procesa las tareas por hacer.

En este espacio virtual se puede encontrar mucho material escrito sobre GTD. Desde la página de Asana se explica que “el cerebro no está hecho para almacenar información. Cuando la mente está repleta de listas de acciones, tareas pendientes y recordatorios, queda menos espacio para dedicar al trabajo por hacer”.

Así, plataforma plantea que recurrir al GTD ofrece las siguientes ventajas:

- Reducir el esfuerzo y sobre esfuerzo cognitivo que genera la recordación permanente

- Realizar una sola tarea por vez lo cual aporta armonía al trabajo y a la ida en general

- Unificación de la información para reducir márgenes de errores.

- Visualización de lo que queda por delante con la posibilidad de volver a re categorizar y ordenar.

Por su parte, Fundación Santander brinda una reflexión sobre la falacia del multitastinkg. Desde su portal, la entidad critica las consecuencias físicas y psíquicas de la autoexigencia constante y, por eso, también invita a probar el método GTD. Según Santander, esta dinámica contribuye a la confianza personal y del equipo con la directa consecuencia de un aumento de la creatividad.

Más allá de las propuestas de la tecnología, la idea de soltar la carga mental y depositarlas en un soporte que ayude a cumplir sin padecer es viable. Cada persona puede elegir en qué respaldarse: agenda, calendario, blocks de notas, recordatorios y archivos en común son válidos. Todo es bienvenido a la hora de recibir ayuda en un contexto cada vez más desafiante.

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