Es importante recordar que en la práctica las empresas suelen desarrollar su actividad por medio de sus empleados, socios o terceros contratados que en ciertas veces en ocasión de su trabajo, fuera del establecimiento, realizan gastos de la empresa pagando también con fondos de esta última. Ya sea utilizando fondos de caja chica, tarjeta corporativas u otros medios de pago. Esta situación la podemos denominar como autonomía del gasto empresarial en manos de ciertos sujetos y bajo ciertas normas o pautas (política empresarial).

Lo medular es que no se trata de gastos personales de la persona física, sino de gastos relacionados con la actividad empresarial y con fondos de la propia empresa, dado que los sujetos tienen la debida autorización debiendo posteriormente realizar la rendición de gastos.

Lo correcto sería que, al momento de contratar proveedores, tales sujetos soliciten factura A bajo el CUIT de la empresa para la cual están trabajando, dado que dicho gasto genera para la compañía:

- En el impuesto a las ganancias: una deducción.
- En el impuesto al valor agregado: un crédito fiscal.

En lo que respecta este último impuesto, recordemos que es condición para que la empresa pueda computar el crédito fiscal que el mismo este discriminado en la factura y que la misma sea emitida a la Compañía. Por ende, dichos gastos deben estar respaldados con facturas o comprobantes A bajo la CUIT correcta.

No obstante, la jurisprudencia ha ido flexibilizando el requisito de la identificación del sujeto. A modo de ejemplo, tenemos la causa “Solhar SRL” del Tribunal Fiscal de la Nación, Sala B, de fecha: 11 de agosto 2016 donde una empresa computó el crédito fiscal de facturas por la adquisición de combustibles y lubricantes a nombre de un socio y empleado de la firma, cuestionando el Fisco dicho cómputo por existir un defecto formal en los comprobantes (por no estar emitidos los mismos a nombre de la Compañía).

Al respecto, el tribunal resolvió que cuando el interesado es el verdadero titular de la operación y se dan lo restantes requisitos sustanciales (existencia de la operación) y formales (discriminación en la factura, etc.) exigibles, corresponde admitir que aquel compute a su favor el crédito fiscal, aunque no le haya sido facturado a su nombre.

En conclusión: los gastos relacionados con la actividad que realizan los empleados, socios o terceros contratados en ocasión de su trabajo deben ser respaldados con facturas A bajo la razón y la CUIT de la empresa para la cual prestan sus servicios. Ello por cuanto el gasto es deducible en ganancias y el crédito fiscal en el impuesto al valor agregado.

El problema: ciertos negocios requieren para la emisión de factura A que la empresa este dada de alta en su sistema, lo cual en ocasiones implica: llenado de formularios y documentación respaldatoria tal como la constancia de inscripción. En situaciones de apuros y de emergencia, suele suceder que para evitar demoras en la compra de ciertos materiales necesarios, la operación se termina documentando con facturas A pero a nombre del empleado o tercero. En estos casos, si bien el crédito fiscal puede ser igualmente computado, véase que el Fisco puede cuestionar el mismo y exigir que se pruebe que el sujeto lo generó en actividades llevadas a cabo en el marco empresarial.

El consejo: que en todos los casos de que exista empleados, socios o terceros contratados con autorización de realizar gastos con fondos de la empresa, dichos en otros términos, con autonomía en el gasto empresarial, se fije como norma o pauta integrante de la política empresarial que el gasto debe estar respaldado con factura A y a nombre de la empresa, proporcionando toda la documentación online para que estos sujetos puedan gestionar el alta como cliente en cualquier negocio. De esta manera, se evitarán cuestionamientos del Fisco nacional.

IVA: Factura de gastos a nombre de los empleados - socios