Los empleados en relación de dependencia deben informar a sus empleadores las deducciones, cargas de familia y otra información para que estos últimos las tengan en cuenta al momento de calcular las retenciones del impuesto a las ganancias que tienen que practicar.

La información se brinda a través del formulario F. 572 web, que es preparado por los empleados ingresando con su clave fiscal en el servicio “SiRADIG – Trabajador”, disponible en el sitio web de la Administración Federal de Ingresos Públicos (AFIP).

La resolución general (AFIP) 4003-E es la que indica expresamente cuáles son las deducciones que se pueden informar.

Todo otro gasto o concepto que sea deducible en el impuesto a las ganancias, pero que no esté expresamente contemplado, no puede ser informado por el empleado y, en consecuencia, no es tenido en cuenta por el empleador al momento de calcular las retenciones.

El empleado que quiera deducir estos gastos no contemplados debe presentar su declaración jurada anual del impuesto a las ganancias para computarlos.

Si solo tiene sueldos y el empleador realizó bien las retenciones, al presentar la declaración jurada con estos gastos, se le generará un saldo a favor en el impuesto a las ganancias que podría utilizar para, por ejemplo, cancelar bienes personales.

Si no tiene que pagar otros impuestos, el empleado debería pedir la devolución a la AFIP con la complejidad que eso implica.

En este contexto de pandemia, y de aislamiento social, preventivo y obligatorio, muchos empleados están trabajando desde sus casas y deben realizar gastos que están vinculados a sus tareas, como los siguientes:

– Servicio de electricidad.

– Servicio de telefonía.

– Servicio de Internet.

– Gastos de librería.

– Gastos de tóner.

– Compra de computadora.

– Compra de impresora.

– Compra de una silla.

– Compra de un escritorio.

– Compra de un monitor.

– Compra de un teclado.

– Compra de un mouse.

¿Los empleados pueden informar estos gastos en el formulario F. 572 web?

Para responder dicha pregunta, tenemos que analizar el inciso q) del apartado D) del Anexo II de la resolución general (AFIP) 4003-E, que indica lo siguiente:

“q) Gastos realizados por la adquisición de indumentaria y/o equipamiento para uso exclusivo en el lugar de trabajo con carácter obligatorio y que, debiendo ser provistos por el empleador, hubieran sido adquiridos por el empleado en virtud de los usos y costumbres de la actividad en cuestión, y cuyos costos no fueron reintegrados”.

Entonces, podemos indicar que los gastos a informar en el formulario F. 572 web deben cumplir tres condiciones:

1. Deben ser gastos realizados por la adquisición de indumentaria y/o equipamiento para uso exclusivo en el lugar de trabajo con carácter obligatorio.

2. Deben ser provistos por el empleador pero, ante la falta de provisión, fueron adquiridos por el empleado.

3. El empleador no debe haber reintegrado los gastos incurridos.

Es simple definir si las condiciones 2 y 3 se cumplen o no.

Más complejo puede resultar la condición indicada en el punto 1, la que podemos dividir en dos partes:

a) Adquisición de indumentaria y/o equipamiento

La adquisición se refiere a bienes y no a la contratación de servicios.

En consecuencia, no habría dudas acerca de que se pueden informar las compras de artículos de librería, tóner, computadora, impresora, silla, escritorio, monitor, teclado y mouse, entre otros.

El tema es si puede considerarse dentro del término “adquisición” a la contratación de servicios que son imprescindibles para el trabajo en el hogar del empleado, como electricidad, Internet y telefonía, entre otros.

Para ello, podríamos interpretar que este tipo de servicios forma parte de la infraestructura imprescindible que, en el contexto actual, debe tener el empleado para poder trabajar desde su hogar.

Por ejemplo, el servicio de Internet es brindado por el proveedor de acceso a aquel mediante un router o modem que encuadra como equipamiento, aun cuando el mismo no se adquiere sino que se recibe en comodato.

Es decir, en el contexto extraordinario actual, creemos que se podría adoptar una interpretación flexible y considerar a este tipo de gastos como susceptible de ser informado bajo este rubro en el formulario F. 572 web.

Sin embargo, no se puede descartar que el Fisco tome una interpretación restrictiva y literal, y entienda que ello no es posible.

Por ello, es importante la manera en la que los empleadores lo comuniquen a los empleados conforme veremos más adelante.

b) Para uso exclusivo en el lugar de trabajo con carácter obligatorio

Respecto a esta exigencia, dado que actualmente el lugar de trabajo del empleado es su hogar, no vemos que pueda ser cuestionada la misma.

¿Se puede informar el 100% de los gastos o solo una parte de los mismos?

Los gastos deducibles son los vinculados al desarrollo del trabajo en relación de dependencia.

Por ejemplo, si el empleado compró artículos de librería, tóner e impresora que destina a su trabajo, pero también a sus actividades personales y familiares, entre otras, solamente debería informar en el formulario F. 572 web la proporción vinculada con su trabajo.

En el mismo sentido, si consideramos que el servicio de acceso a Internet puede informarse y el empleado y/o su familia utilizan el mismo para uso personal, solo podría informarse la parte vinculada al desarrollo de las tareas laborales.

¿Hay un tope en la deducción de este tipo de gastos?

No hay un tope en dicha deducción.

El empleador considerará el 100% de los gastos que surjan del formulario F. 572 web que descargue del servicio de la AFIP “SiRADIG – Empleador”.

¿Se pueden deducir gastos facturados a los familiares que conviven con el empleado?

Es importante mencionar que la factura del gasto debe estar a nombre del empleado.

No obstante, si consideramos que el servicio de acceso a Internet puede informarse, es probable que esté a nombre de algún familiar o alguien con quien convive.

En estos casos, dada la situación extraordinaria, entendemos que si la factura está a nombre de algún familiar o alguien con quien convive, pero el pago lo realiza el empleado, la AFIP debería flexibilizar ese tipo de exigencia y no cuestionar eventualmente la misma en el futuro. Sin embargo, no puede descartarse que lo haga.

Los datos que deben informarse son:

– Clave Única de Identificación Tributaria (CUIT) y denominación del proveedor.

– Concepto: indumentaria o equipamiento.

– Período.

– Importe deducible.

– Fecha del comprobante.

– Tipo de comprobante.

– Número del comprobante.

– Monto del comprobante.

Cuando se informa la adquisición de un equipamiento que es un bien de uso, ¿se deduce el gasto total informado o debe deducirse la amortización del mismo?

Como vimos precedentemente, el empleador no puede conocer si el equipamiento es un bien de uso o no lo es, debido a que no surge de la información que registra el empleado.

Además, la resolución general (AFIP) 4003-E establece la deducción del gasto por la adquisición del equipamiento y no hace referencia a que deba considerarse como deducible la amortización del mismo.

Por otro lado, la norma expresamente se refiere al caso en el que debe considerarse como deducible una amortización en el inciso f) del apartado D) del Anexo II cuando indica lo siguiente:

“f) Para el caso de corredores y viajantes de comercio, cuando utilicen auto propio: la amortización impositiva del rodado y, en su caso, los intereses por deudas relativas a la adquisición del mismo”.

En consecuencia, el empleador deberá considerar como deducible el monto del gasto informado por el empleado.

¿El empleador está obligado a controlar la veracidad de los gastos informados por el empleado?

Los datos son informados por el empleado en el formulario F. 572 web en carácter de declaración jurada y el empleador no está obligado a controlar la razonabilidad o veracidad de los mismos.

En el Espacio de Diálogo entre la AFIP y los profesionales en ciencias económicas del 5/7/2018 se le consultó al Fisco lo siguiente:

“a) ¿El empleador puede impugnar el mencionado gasto o debe indefectiblemente computar lo declarado en el formulario 572 web por su carácter de declaración jurada del empleado?

b) ¿Cuál es la contingencia o responsabilidad para el empleador desde el punto de vista impositivo y laboral según sea el caso (lo computa o lo impugna)? Ello, pues el empleado se puede sentir perjudicado por el no cómputo de la deducción informada en carácter de declaración jurada por él, pues percibirá un menor sueldo neto”.

Y la AFIP respondió:

“No surge de los artículos 19 y siguientes –Obligaciones del agente de retención– de la resolución general (AFIP) 4003-E que el empleador deba hacer un análisis de razonabilidad respecto de los importes declarados por el empleado.

Por lo tanto, en principio y no existiendo connivencia entre las partes, no habrá responsabilidad por parte del empleador”.

Si bien esta respuesta no es vinculante -esto implica que el Fisco puede adoptar otra postura en una inspección-, es un antecedente importante y está de acuerdo con la interpretación que le damos a la resolución general (AFIP) 4003-E.

En este sentido, es importante que los empleadores recuerden a los empleados sobre este tipo de deducciones, pero que no los induzcan a informar gastos cuya deducibilidad pueda ser cuestionada.

Es decir, el texto de las notificaciones que los empleadores envíen a sus empleados debe estar cuidadosamente elaborado.

Entonces, si el empleado informa un gasto improcedente y se retiene menos impuesto a las ganancias, ¿el empleador asume un riesgo ante la AFIP?

Conforme lo indicado, es responsabilidad del empleado la información que brinde en carácter de declaración jurada en el formulario F. 572 web.

Esto implica que si la AFIP detecta un gasto improcedente, debería pedirle al empleado que presente la declaración jurada de ganancias e ingrese el impuesto que corresponda y, en caso de no hacerlo, iniciarle una inspección y determinarle de oficio el impuesto.

La AFIP no debería exigirle al empleador la diferencia de retención no practicada, ya que el mismo consideró lo informado por el empleado.

En este sentido, es importante mencionar que el formulario F. 572 web es presentado por el empleado en el servicio “SiRADIG – Trabajador” y luego es descargado por el empleador a través del servicio “SiRADIG – Empleador”.

Entre la presentación del empleado y la puesta a disposición del empleador es el Fisco el que debe realizar los controles informáticos que corresponda y, en todo caso, eliminar los gastos que puede llegar a informar un empleado en forma improcedente.

Finalmente, reiteramos la importancia del texto de las comunicaciones del empleador al empleado para que el Fisco no interprete que hubo una connivencia para informar gastos improcedentes a los fines de una menor retención del impuesto a las ganancias.

FORMULARIO F. 572 WEB: los gastos de indumentaria y equipamiento del trabajador