En líneas generales, se puede decir que las consunciones de representación son todos aquellos incurridos por una determinada empresa para mejorar su posición en el mercado mediante tácticas interpersonales concretas, enfocadas a clientes actuales o potenciales. Dichos en otros términos, está dado por el sacrificio económico realizado, básicamente, por los empleados directivos y comerciales con el objeto de lograr una mayor fidelización de clientes actuales y la atracción de clientes potenciales, pero siempre se trata de acciones que generan gastos en situaciones concretas. Aquí no se habla de mermas generales destinadas a una masa de consumidores, sino más bien a individuos de manera precisa y concreta.

En este sentido, es necesario afirmar que no hay una definición genérica de este concepto. La definición de dicha noción está dada en función de la política contable reflejada en el manual de cuentas de cada compañía, sin perjuicio de que el pensamiento siempre refiere a gastos concretos vinculados a clientes actuales y potenciales. De ahí en más, se puede tener algunas variaciones, pero en líneas generales no habría grandes diferencias si se observa la política contable de una empresa respecto de la otra en cuanto al alcance de los gastos de representación.

Por otra parte, se sabe bien que el impuesto a las ganancias define a través de su decreto reglamentario el concepto de gasto de representación. Sin embargo, esta concepción se ciñe pura y exclusivamente a la contabilidad fiscal para la liquidación del impuesto y no así para la contabilidad general. Con esto se quiere dejar en claro que suele haber diferencias entre el concepto de gasto de representación contable y el de gasto representación impositivo. De hecho, el decreto reglamentario de la ley de este tributo en el artículo 221 define el concepto de gasto de representación en su primer párrafo de la siguiente manera:

“A efectos de lo dispuesto por el inciso h) del artículo 91 de la ley, se entenderá por gasto de representación toda erogación realizada o reembolsada por la empresa que reconozca como finalidad su representación fuera del ámbito de sus oficinas, locales o establecimientos o en relaciones encaminadas a mantener o mejorar su posición de mercado, incluidas las originadas por viajes, agasajos y obsequios que respondan a esos fines. No están comprendidos en el concepto definido en el párrafo anterior, los gastos dirigidos a la masa de consumidores potenciales, tales como los gastos de propaganda, ni los viáticos y gastos de movilidad que, en las sumas reconocidas por la ADMINISTRACIÓN FEDERAL DE INGRESOS PÚBLICOS, se abonen al personal en virtud de la naturaleza de las tareas que desempeñan o para compensar gastos que su cumplimiento les demanda”.

A los fines del Convenio Multilateral, la base de partida para el cálculo de los coeficientes unificados es el balance contable aprobado por la asamblea o reunión de los socios, por lo tanto, la concepción que vamos a utilizar de gasto de representación es el definido por la política contable a través de su manual de cuentas. En este sentido, se ha definido de manera genérica al principio de esta colaboración destacando que más allá que puede haber diferencia con la definición que da ganancias, lo cierto es que a los fines del convenio no hay que realizar ajustes ya que la definición que prima es la contable.

Ahora bien, nadie dudaría en decir que los gastos de representación son un gasto empresarial que reflejan, sin lugar a dudas, el ejercicio de actividad económica. Lo indicado por cuánto una compañía para poder vender tiene que utilizar tácticas para posicionarse en el mercado ya sea con clientes actuales, para fidelizarlos, o con clientes potenciales, para atraerlos. Y frente a ello, hay tácticas destinadas a la masa de consumidores del mercado y hay otras tácticas específicas que son las que más bien encuadran en consumos de representación. En este línea, se dan los siguientes ejemplos: regalos a clientes, almuerzos con clientes, cenas con clientes, desayunos o meriendas con clientes, regalos de viajes a clientes, presentes a clientes, invitaciones a shows a clientes, etcétera. En este marco, se tiene presente que cuando se habla de clientes pueden ser los actuales o los potenciales. Véase que en todos los casos indicados se hace referencia a acciones concretas e interpersonales con individuos identificables. A diferencia de las otras tácticas que están destinadas al mercado en su conjunto tales como la entrega de muestras gratuitas en el espacio público, la publicidad, promociones generales, etcétera. En estos casos de masa de consumidores, las erogaciones no encuadrarían en la definición de consunciones de representación por ser tácticas que generan usos, pero destinadas al público en general y no acciones concretas dirigidas a individuos precisos y concretos.

En definitiva, las erogaciones de representación cumplen un objetivo central en lo que respecta el plan de marketing de la corporación. Siendo ello así, constituyen un despilfarro empresarial que refleja el ejercicio de la actividad en las diferentes jurisdicciones. Aunque lo señalado es así siempre que se trate de un gasto que se genere en el ámbito territorial del país. Lo antes señalado se fundamenta en que si una entidad del país realiza un almuerzo con clientes en Uruguay dicha consumición no es apto para medir el nivel de actividad en el país.

De todo lo antes indicado se concluye que, en general, los gastos de representación originados en el ámbito territorial del país son en principio computables. En cuanto a lo que respecta al criterio para su asignación o imputación a las diferentes jurisdicciones del país se tiene que pensar que a veces no resulta del todo fácil. Lo expuesto en razón de que en determinadas circunstancias no se tiene el detalle de dónde se generó. Por lo que se sugiere realizar una asignación mixta en la medida que sea posible, que implica:

Asignación directa: existen determinados gastos de representación donde es posible identificar dónde se originó tal como sucede con los desayunos, almuerzos, meriendas y cenas con clientes, así como también la invitación a determinados shows o eventos culturales, etcétera. Aquí es posible que la compañía proporcione datos sobre el lugar de la generación de estos gastos ya que se trata de gastos identificables.
Asignación por prorrateo: existen ciertas mermas de representación que es muy difícil establecer su localización tales como por ejemplo regalos a clientes o presentes a clientes, entre otros. Por lo cual, podría resultar en estos casos adecuado asignar estos en función del porcentaje de las ventas atribuidas a las diferentes jurisdicciones. Ello con fundamento en que cómo se trata de gastos relacionados con clientes, sin lugar a dudas existe una vinculación con el nivel de ventas de cada jurisdicción. Y en proporción de las mismas se atribuirá.

A su vez, no se debe descartar la posibilidad de otorgar a este concepto el tratamiento de gastos de escasa significación en el cual se atribuirá en la medida o la proporción de los restantes gastos. Lo expuesto en la medida que sea posible de acuerdo al monto de estos gastos.

Por último, se quiere señalar que hay empresas que tienen en su balance la cuenta gastos de representación mientras que hay otras compañías que no tienen la misma. Al respecto, hay que prestar especial cuidado en este último caso. Esto se dice porque que no haya cuentas específicas de gasto de representación no quiere decir en absoluto que no existan tales gastos. Seguramente dichos usos están en la contabilidad y están en el balance pero incluidos en otras cuentas genéricas como puede ser gastos generales, gastos varios, etcétera. Por lo tanto, se tiene en cuenta estas circunstancias.

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