LIBROS IVA COMPRAS E IVA VENTAS. LIBROS SUBDIARIOS. RÚBRICA

¿Es obligatorio rubricar los libros subdiarios IVA compras e IVA Ventas en la Dirección Provincial de Personas Jurídicas de la Provincia de Buenos Aires? ¿Si no se rubrican que valor jurídico tienen?

Los libros contables indispensables para las sociedades son el Libro Diario y el Libro de Inventarios y Balances; y además aquellos que corresponden a una adecuada integración de un sistema de contabilidad y que exige la importancia y la naturaleza de las actividades a desarrollar, y los que en forma especial impone el Código Civil y Comercial u otras leyes.

En el libro Diario se deben registrar todas las operaciones que tienen efecto sobre el patrimonio, individualmente o en registros resumidos que cubran períodos de duración no superiores al mes. Estos resúmenes deben surgir de anotaciones detalladas en los subdiarios.

Por lo tanto, solamente es posible registrar asientos resumen, que no superen el período de un mes, si existe un subdiario (como ser IVA compras, IVA ventas, Caja y Bancos, etcétera) igualmente individualizado y rubricado y con las mismas formas que el libro Diario.

Para mayor abundamiento, las operaciones tienen que registrarse en forma individual cada una de ellas, sea en el Diario principal o en un Subdiario. En caso de individualizarlas en un subdiario, entonces puede pasarse un asiento resumen al Diario.

Sin embargo, tampoco es obligatorio tener todos los subdiarios. Por ejemplo, si se tienen los IVA compras y ventas como Subdiarios (porque a su vez son obligatorios para AFIP), se pueden pasar asientos resúmenes mensuales de compras y ventas. Pero los movimientos de pagos y cobranzas se tendrán que pasar individualmente en el Diario, en caso de no disponer de subdiarios de Caja y/o Bancos. Si ellos se poseen, entonces se pueden resumir mensualmente las operaciones principales: compras-ventas-pagos-cobros.

En definitiva, los Libros Compras y Ventas no son libros obligatorios y por tanto pueden no estar individualizados y rubricados. No obstante, si se utilizan como subdiarios (suele ser lo más habitual, es decir, utilizarlos para obtener asientos resúmenes de compras y ventas), entonces sí deben estarlo porque se trata de libros complementarios al Diario (que es obligatorio). A su vez la individualización y rúbrica siempre le otorga fecha cierta y la imposibilidad de sustitución de libros, por lo cual siempre es aconsejable. Por ello, es práctica habitual que los libros se encuentren debidamente encuadernados, para su individualización en el Registro Público correspondiente.

No obstante todo lo expresado, resulta un menor riesgo para la empresa contar con los libros de IVA Compras e IVA Ventas individualizados y rubricados, considerando que se trata de registros impuestos especialmente por ley, evitándose de esta manera cualquier eventual conflicto por otra interpretación en contrario que pueda hacer el organismo fiscal.

En lo que respecta a su eficacia probatoria, la contabilidad, llevada en la forma y con los requisitos legales prescritos, debe ser admitida en juicio, como medio de prueba.

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